Hygiène Services Solutions · Un logiciel où le contrat planifie, facture et relance tout seul

Hygiène Services Solutions intervient en Île-de-France auprès d’un grand volume de particuliers, et de restaurants et boulangeries soumis à l’HACCP dans le cadre de contrats récurrents.

Dans l’outil précédent, le contrat était un document figé : les passages étaient replanifiés à la main, les rendez-vous provisoires reportés de jour en jour, et les tournées des techniciens n’étaient pas optimisées.

Les appels entrants, principale source de nouvelles interventions, dépendaient entièrement de la disponibilité du gérant.

Le contrat devient le point de départ de tout le reste : il génère ses passages, surveille sa reconduction et déclenche la facturation. Le logiciel propose, le gérant valide.

1. 01 · Entrées

   Contrats, appels entrants, demandes ponctuelles, règlements

2. 02 · Interface

   Planning du gérant au bureau, tournée du technicien sur mobile

3. 03 · Décisions humaines

   Aucun rendez-vous confirmé n’est déplacé automatiquement ; l’agent vocal réserve un jour, jamais un technicien ni une heure

4. 04 · Sorties

   Tournées optimisées, rapports d’intervention signés, factures conformes envoyées par email, relances

5. 05 · Échanges de données

   Agent vocal IA, Base Adresse Nationale, calcul routier réel, envoi d’emails, exports CSV

En environ deux mois, de juillet à septembre 2026 :

• Contrats vivants : génération des passages, suivi de la reconduction, arrêt des passages et de la facturation à la résiliation
• Planning et tournées : cinq vues, glisser-déposer, optimisation sur les distances routières réelles
• Application technicien : tournée du jour, clôture avec photos, signature du client et rapport PDF
• Commercial et facturation : pipeline d’affaires, devis signés sur place, factures récurrentes générées et envoyées automatiquement, suivi des règlements et relances
• Agent vocal IA bilingue français / anglais : qualifie l’appel, répond sur les services et la zone d’intervention, réserve une intervention sur un jour libre. Livré et testé, prêt à être mis en service
• Reprise des données depuis l’ancien outil, sans aucune valeur inventée : un contrat incomplet reste en brouillon
• 130 tests d’acceptation automatisés

Les limites de l’agent vocal sont appliquées par la base de données, pas seulement par ses consignes.

• La réservation par téléphone reste désactivée tant qu’un administrateur ne l’a pas activée
• Un jour n’est retenu que si le code postal est desservi et la date à venir
• Toute demande que l’agent ne peut pas placer est transmise à l’équipe, sans date inventée
• Chaque appel est enregistré avec son résumé sur la fiche du client